Регламент

Переглядiв: 1079

   УКРАЇНА

БОГОДУХІВСЬКА  МІСЬКА  РАДА

ХАРКІВСЬКОЇ  ОБЛАСТІ

 В И К О Н А В Ч И Й   К О М І Т Е Т

Р І Ш Е Н Н Я

 22.12.2015                                         Богодухів                                           № 17

Про затвердження регламенту роботи виконавчого комітету Богодухівської міської ради VІI скликання

 

Розглянувши регламент роботи виконавчого комітету Богодухівської міської ради VІI скликання, керуючись статтями 51-53 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконком міської ради

 

В И Р І Ш И В:

 

1. Затвердити регламент роботи виконавчого комітету Богодухівської міської ради VІI скликання (додається).

 

2. Контроль за виконанням рішення покласти на керуючого справами виконкому міської ради Щербак А.М.

 

 

Міський голова                     М.ГОЛУБ

Затверджено

рішенням виконавчого комітету

Богодухівської міської ради

22.12.2015 №17

 ЗМІСТ

 

1 Загальні засади стор.1
2 Виконавчий комітет стор.2
3 Члени виконавчого комітету стор.2
4 Планування роботи стор.2
5 Порядок підготовки рішень виконкому стор.3
6 Порядок підготовки та видання розпоряджень міського голови стор.5
7 Порядок підготовки засідань виконкому стор.7
8 Порядок проведення засідань виконкому стор.8
9 Оприлюднення рішень виконкому міської ради стор.11
10 Порядок підготовки та прийняття виконкомом регуляторних актів стор.11
11 Скасування рішень виконавчого комітету стор.14
12 Організація контролю за виконанням рішень виконкому, розпоряджень міського голови стор.14
13 Організація роботи з документами органів виконавчої влади та порядок контролю за їх надходженням і виконанням стор.15
14 Організація роботи з документами інших організацій, підприємств і установ та порядок контролю за їх проходженням і виконанням стор.16
15 Порядок підготовки та здійснення контролю за проходженням і виконанням вихідних та внутрішніх документів стор.18
16 Порядок друкування документів стор.19
17 Порядок забезпечення виготовлення печаток, штампів, бланків, організаційно-розпорядчих і реєстраційно-контрольних документів, користування ними та забезпечення їх зберігання стор.19
18 Організація роботи з кадрами стор.20
19 Порядок призначення на посади та звільнення з посад стор.21
20 Порядок проведення конкурсу на заміщення вакантних посад при прийнятті на службу у виконавчі органи міської ради стор.22
21 Випробовування при прийнятті на службу у виконавчий орган міської ради стор.26
22 Стажування при прийнятті на службу у виконавчий орган міської ради стор.26
23 Порядок формування кадрового резерву стор.27
24 Атестація посадових осіб місцевого самоврядування стор.28
25 Порядок складання та затвердження посадових інструкцій посадових осіб та службовців та інших працівників виконавчого органу  міської ради стор.32
26 Порядок матеріального стимулювання працівників виконавчого органу міської ради стор.33
27 Порядок оформлення відряджень та надання відпусток стор.34
28 Порядок розгляду звернень громадян стор.35
29 Формування справ у діловодстві виконавчого органу міської ради, тимчасове зберігання архівних документів та їх використання стор.36
30 Режим роботи виконавчого органу міської рад стор.37
31 Матеріально-технічне забезпечення стор.37

 

1. Загальні засади

 

1) Регламент роботи виконавчого комітету Богодухівської міської ради (далі — Регламент) визначає організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету (далі — виконкому).

2) Регламент є нормативно-правовим актом, розроблений на основі чинного законодавства України, визначає механізм реалізації положень Конституції України, законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», інших нормативних актів, встановлює порядок роботи посадових осіб, засади формування, організації та припинення діяльності постійних комісій при виконкомі, порядок скликання та проведення засідань виконкому, процедуру розгляду питань, віднесених до повноважень виконкому, прийняття рішень виконкому, порядок здійснення контрольних функцій виконкому, встановлює внутрішній розпорядок роботи.

3) Затвердження Регламенту здійснюється рішенням виконкому. У випадках прийняття нормативних актів, що приводять до виникнення розходжень окремих положень даного Регламенту з чинним законодавством, на черговому засіданні виконкому повинні бути внесені відповідні зміни та доповнення до Регламенту.

4) Дотримання положень Регламенту є обов’язковим для всіх членів виконкому та посадових осіб. Невиконання вимог цього Регламенту без поважних причин є підставою для позбавлення посадової особи премії, відповідно до положення про преміювання працівників апарату міської ради, або накладення дисциплінарного стягнення відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» та Кодексу законів про працю.

5) Виконком утворюється міською радою на строк її повноважень. Після закінчення повноважень ради, міського голови, її виконком здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконкому.

6) Виконком є виконавчим органом міської ради, їй підконтрольним та підзвітним, а з питань здійснення ним повноважень органів виконавчої влади — підконтрольний та підзвітний відповідним органам виконавчої влади.

7) До складу виконкому входять за посадою: міський голова, його заступники, секретар міської ради та керуючий справами виконкому. Інші члени виконкому затверджуються радою за пропозицією міського голови з числа інших осіб.

8) Очолює та здійснює керівництво виконкомом міський голова, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цих функцій, повноваження міського голови щодо забезпечення роботи виконкому виконує заступник міського голови за розпорядженням міського голови.

9) Виконком має гербову печатку та штамп.

10) Діловодство у виконкомі ведеться державною мовою.

2. Виконавчий комітет:

1) Розглядає і вирішує питання, віднесені Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні»;

2) Попередньо розглядає проекти міських програм соціально-економічного і культурного розвитку, цільових програм з інших питань, міського бюджету, інші проекти рішень, що вносяться на розгляд міської ради;

3) Координує діяльність підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста, заслуховує звіти про роботу їх керівників;

4) Організаційне, матеріально-технічне забезпечення діяльності виконкому здійснюється керуючим справами виконавчого комітету.

5) Порядок роботи й повноваження комісій при виконкомі міської ради визначаються положенням, затвердженим рішенням виконкому міської ради.

3. Члени виконавчого комітету

1) Персональний склад виконавчого комітету затверджується радою за пропозицією міського голови. До виконавчого комітету за поса­дою входять міський голова, заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету. Заступники міського голови, керуючий справами ви­конавчого комітету здійснюють свої повноваження протягом строку повноважень виконавчого комітету, до складу якого їх включено. Після закінчення строку повно­важень виконавчого комітету вони звільняються з посад, крім випадку обрання їх на вказані посади.

2)        Члени виконавчого комітету мають право:

Не пізніше як за два робочі дні до засідання виконавчого комітету знайоми­тися з проектами рішень, які розглядатимуться на його засіданні.

У процесі обговорення питань на засіданні виконавчого комітету:

- вносити пропозиції щодо порядку денного;

- отримувати від доповідачів роз’яснення;

- вносити зміни й доповнення до проектів рішень виконавчого комітету.

4. Планування роботи

1) Перспективне й поточне планування роботи виконавчого комітету міської ради є одним з основних інструментів організаційного забезпечення реалізації завдань економічного та соціального розвитку міста.

2) Робота виконавчого комітету міської ради проводиться за перспективними (на півріччя) та поточними (квартальними) планами роботи.

3) Перспективний план роботи виконкому включає основні розділи:

а) календарний план засідань виконкому;

б) основні питання для розгляду на засіданнях виконкому;

в) питання для розгляду в робочому порядку;

г) організаційна робота, розробка програм;

д) контроль за виконанням документів;

є) робота з кадрами;

е) інші заходи.

4) До планів роботи виконкому в обов’язковому порядку включаються питання:

- про розгляд проектів програм соціально-економічного і культурного розвитку міста, міського бюджету та підсумки їх виконання;

- про роботу постійних комісій при виконавчому комітеті міської ради;

- про роботу підприємств, установ, організацій комунальної власності територіальної громади міста.

5) Планування роботи виконкому здійснюється на основі пропозицій міського голови, заступників міського голови, керуючого справами, членів виконкому міської ради.

Пропозиції до перспективного плану роботи подаються керуючому справами не пізніше ніж за місяць до початку півріччя.

6) Керуючий справами на основі поданих пропозицій складає проект перспективного плану роботи виконкому та проект рішення і вносить їх на розгляд виконкому не пізніше ніж за 15 днів до початку півріччя.

7) Проект рішення про перспективний план роботи виконкому міської ради візується заступниками міського голови, керуючим справами, спеціалістом з юридичного забезпечення. План роботи не пізніше ніж у п’ятиденний строк після його затвердження доводиться до виконавців.

8) Контроль за виконанням планів роботи виконкому здійснюють заступники міського голови, керуючий справами. При розгляді проекту плану роботи на півріччя, керуючий справами інформує виконком про виконання плану роботи за попереднє півріччя.

9) З метою деталізації плану на півріччя та врахування питань, що виникають у ході діяльності виконкому, виконкомом затверджуються щоквартальні плани.

Відповідальність за своєчасність подання пропозицій до щоквартального плану покладається на заступників міського голови та керуючого справами виконкому міської ради.

10) Контроль та відповідальність за виконання планів роботи виконавчого комітету міської ради покладається на заступників міського голови та керуючого справами виконкому міської ради.

5. Порядок підготовки рішень виконкому

1) Виконком у межах своїх повноважень приймає рішення. Процес підготовки рішення виконкому включає:

- нормотворчу ініціативу;

- розробку проекту рішення.

Нормотворчу ініціативу у виконкомі мають міський голова, заступники міського голови, керуючий справами виконкому, члени виконкому.

2) Підготовка питань на засідання виконкому здійснюється посадовими особами апарату міської ради, створеними комісіями, робочими групами. У підготовці питань можуть брати участь депутати міської ради, голови постійних депутатських комісій міської ради та представники громадських організацій.

3) Відповідальність за підготовку рішення несуть заступники міського голови, керуючий справами виконкому, спеціалісти апарату, на яких відповідно до резолюції міського голови, покладено організацію підготовки проекту рішення.

4) Проект рішення виконкому повинен містити:

- обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів державної влади, виконання власних розпорядчих документів, виданих раніше, виконання доручень керівництва тощо);

- посилання на норми чинного законодавства;

- інформацію щодо виконання документів з цього приводу, які були прийняті раніше;

- всі необхідні візи та погодження;

- текст коментарю (за потребою);

- план організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою);

- якщо в рішенні вирішується питання про створення та персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких включені депутати міської ради, кандидатури зі складу депутатів узгоджуються з ними особисто усно, з обов’язковим відображенням цієї згоди в нормативному акті словами «за згодою», прізвище, ім’я, по батькові депутата вказуються повністю;

- кінцевий термін виконання документа, проміжні строки інформування про хід його виконання;

- інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа;

- аналіз наявності будь-яких невідповідностей та протиріч із виданими раніше розпорядчими документами стосовно даного питання і порядок їх вирішення.

5) До проекту рішення додаються передбачені текстом додатки та всі матеріали, на які є посилання у проекті рішення, а також інформація про доповідача та співдоповідачів, перелік організацій, яким необхідно надіслати прийняте рішення.

6) Якщо проект рішення виконкому готується з метою внесення змін або доповнень в раніше прийняте рішення, то в ньому наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни або ті, які втратили чинність.

Крім того, до нього додається копія рішення, в яке вносяться зміни або доповнення.

У випадку підготовки рішення виконкому на виконання розпорядження голови районної державної адміністрації або інших нормативних актів органів виконавчої влади, до проекту рішення додається відповідний нормативний акт.

7) Проекти рішень готуються за допомогою комп’ютера у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа. Файл повинен бути єдиного стандарту й формату та включати всі розділи, передбачені для проектів рішень виконкому цим регламентом.

8) Проекти рішень погоджуються усіма зацікавленими посадовими особами, а саме:

- заступником міського голови, що координує питання;

- керуючим справами виконкому;

- керівником комунального підприємства;

- спеціалістом з юридичного забезпечення.

Секретар міської ради візує проекти рішень виконкому, які вносяться на розгляд сесії міської ради.

9) У випадку, якщо у спеціаліста з юридичного забезпечення апарату міської ради є зауваження до проекту рішення виконкому, то проект рішення виконкому подається на розгляд засідання виконкому без візи юриста з зауваженнями, викладеними в письмовій формі.

 

6. Порядок підготовки та видання розпоряджень міського голови

1) Відповідно до статті 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» міський голова в межах своїх повноважень видає розпорядження.

2) За змістом розпорядження міського голови поділяються на розпорядження:

- з основної діяльності;

- щодо особового складу;

- про відпустки;

- про стягнення та відрядження:

- з адміністративно-господарських питань.

3) Проекти розпоряджень міського голови готуються посадовими особами  міської ради відповідно до резолюції міського голови. Підготовка розпоряджень з кадрових питань проводиться у встановленому цим регламентом порядку.

4) За підготовку проекту розпорядження міського голови відповідальною є посадова особа, яка першою зазначена в резолюції, вона організовує роботу всіх виконавців, узагальнює інформацію та готує текст проекту розпорядження міського голови.

Проекти розпоряджень готуються за допомогою персонального комп’ютера у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа.

Текст проекту розпорядження складається з двох частин: констатуючої і розпорядчої. В першій частині висловлюються обґрунтовування або підстави прийняття розпорядження, в другій — доручення, завдання, пропозиції, висновки. Деякі проекти розпоряджень можуть мати тільки розпорядчу частину.

У проектах розпоряджень міського голови, строк виконання яких перевищує три місяці, зазначаються проміжні строки інформування міського голови про хід виконання його розпорядження.

5) Якщо проект розпорядження готується з метою внесення змін або доповнень в раніше прийняте розпорядження, то в ньому наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни або ті, які втратили чинність.
Крім того, до нього додається копія розпорядження, в яке вносяться зміни або доповнення.

У випадку підготовки розпорядження міського голови на виконання розпорядження голови районної державної адміністрації або інших нормативних актів органів державної влади до проекту розпорядження додається відповідний нормативний акт.

6) У випадку підготовки проектів розпоряджень з питань, які діють періодично протягом року, півріччя, то раніше прийняте розпорядження з таких же питань знімається з контролю.

7) Підготовлені проекти розпоряджень візуються усіма зацікавленими посадовими особами, а саме:

- заступником міського голови, що координує питання;

- керуючим справами виконкому;

- керівником комунального підприємства;

- спеціалістом з юридичного забезпечення.

Візи проставляються на лицевій стороні останньої сторінки розпорядження.

8) Якщо в проекті розпорядження міського голови:

- порушуються фінансові питання, то він обов’язково візується головним бухгалтером;

- вирішується питання про створення та персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких включені депутати міської ради, кандидатури зі складу депутатів узгоджуються з ними особисто усно, з обов’язковим відображенням цієї згоди в нормативному акті словами «за згодою», прізвище, ім’я, по батькові депутата вказуються повністю;

- вирішення питання про створення та персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких включені працівники комунальних підприємств, інших установ та організацій, то їх кандидатури обов’язково погоджуються з керівниками відповідних комунальних підприємств, установ та організацій.

9) З метою чіткого виконання розпоряджень в їх змісті необхідно передбачати конкретні завдання, виконавців, терміни виконання і відповідальних за контроль.

10) Розпорядження підписуються міським головою, а в час його відсутності – посадовою особою, яка здійснює повноваження міського голови. Додатки підписуються керуючим справами виконавчого комітету.

11) Розпорядження набуває чинності з моменту його підписання.

Розпорядження з основної діяльності, щодо особового складу, про відпустки, про стягнення та відрядження, з адміністративно-господарських питань реєструються окремо.

12) Підписані розпорядження реєструються керуючим справами. Нумерація розпоряджень ведеться від номера 1 за наростанням протягом календарного року. Датою розпорядження є дата його підписання.

13) Друк першого примірника розпорядження міського голови здійснюється на бланку встановленого зразка.

14) Підписані розпорядження розмножуються і протягом 3-х днів надсилаються повністю або витяги з них виконавцям.

15) Оригінали розпоряджень засвідчуються гербовою печаткою виконавчого комітету і зберігаються в міській раді п’ять років. Після закінчення цього терміну здаються в архів на постійне зберігання. Зберігання оригіналів покладається на керуючого справами виконкому міської ради. Копії розпоряджень засвідчуються гербовою печаткою виконкому.

16) Не пізніше ніж у триденний строк з дня підписання, керуючий справами передає розпорядження, що потребують контролю, спеціалісту з контролю.

 

7. Порядок підготовки засідань виконкому

1) Основною формою роботи виконкому є його засідання. Засідання виконкому скликаються міським головою, а у випадках, передбачених статтею 53 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», заступником міського голови, у третій четвер щомісячно.

Предметом розгляду на засіданнях виконкому можуть бути:

- питання, безпосередньо віднесені законодавством до компетенції виконавчого комітету міської ради, здійснення делегованих повноважень;

- питання, розгляд яких відбувається у зв’язку із прийняттям органами державної влади, міською радою, органами судової влади та прокуратури актів, які вимагають прийняття рішень виконкомом;

- питання, що виникли внаслідок непередбачених подій, явищ тощо і вимагають прийняття рішень виконкомом;

- інші питання, винесені на розгляд виконкому у встановленому порядку.

2) Засідання виконкому проводяться відповідно до порядку денного, який складає керуючий справами та погоджує із міським головою за 3 робочих дні до засідання.

3) Погоджений міським головою порядок денний засідання виконкому разом з копіями проектів рішень та довідками до них пропонується членам виконкому для ознайомлення не пізніше, як за два робочих дні до його засідання.

4) На розширені засідання виконкому вноситься, як правило, не більше двох основних запланованих питань. Основні заплановані питання — це питання, які стосуються однієї із найважливіших проблем у життєдіяльності міста або стосуються значної кількості членів територіальної громади, або вимагає для свого розв’язання значних ресурсів. Такі питання готуються заздалегідь на підставі затвердженого плану роботи виконкому.

5) Підготовка основних запланованих питань для розгляду на засіданнях виконкому здійснюється посадовими особами, комісіями при виконкомі, які очолюють заступники міського голови, керуючий справами виконкому.

6) Матеріали з основного запланованого питання, що вносяться на обговорення засідання виконкому, включають:

а) проект рішення з візами погодження;

б) додатки до проекту рішення (якщо вони є);

в) довідку по суті питання, підписану працівниками, що її готували.

7) Підготовлені проекти рішень подаються особами, відповідальними за підготовку питання, керуючому справами за 3 робочих дні до засідання виконкому, попередньо погоджені з усіма зацікавленими особами.

8) Керуючий справами виконкому контролює своєчасність підготовки та подання документів, перевіряє їх наявність та правильність оформлення.

У випадку порушення строків підготовки документів для розгляду на засіданні виконкому, керуючий справами виконкому доповідає міському голові, який вирішує, буде це питання розглянуте на засіданні виконкому чи ні.

8. Порядок проведення засідань виконкому

 

1) Засідання виконкому веде міський голова, а у випадках, передбачених статтею 53 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», заступник міського голови. Засідання виконкому є правомочним, якщо в ньому беруть участь більше половини членів виконкому від загального складу виконкому.

2) Засідання виконкому, як правило, проводяться у третій четвер щомісячно. Початок засідань — о 15.00 годині. У випадку необхідності міський голова може скликати позачергове засідання виконкому. Формування порядку денного позачергового засідання та підготовка проектів рішень може здійснюватися в день проведення цього засідання.

3) Засідання виконавчого комітету проводяться відкрито. В окремих випадках засідання виконавчого комітету може бути закритим. Рішення з цього питання приймається біль­шістю від складу присутніх членів виконавчого комітету. Проведення закритого засідання виконкому (закритого обговорення окремих питань) передбачає підготовку рішень з до­триманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

4) Засідання виконкому проводяться в кабінеті міського голови. Матеріально-технічне та інформаційне забезпечення засідання виконкому організовує керуючий справами виконкому.

5) На засідання виконкому запрошуються: керівники підприємств, організацій та установ міста відповідно до внесених на розгляд питань.

6) Інформування про час та місце засідання безпосередньо членів виконкому здійснює керуючий справами.

7) Член виконкому зобов’язаний брати участь в його засіданні. Якщо ж такої можливості немає — питання відсутності погоджується з міським головою або керуючим справами виконавчого комітету.

8) У разі відсутності члена виконкому без поважних причин більш, ніж половини засідань виконкому протягом року, міський голова вносить пропозиції на розгляд ради про внесення змін до персонального складу виконав­чого комітету.

9) Головуючий на засіданні виконкому:

а) відкриває, закриває та неупереджено веде засідання;

б) за пропозицією членів виконкому, вносить зміни до порядку денного засідання виконавчого комітету;

в) організовує розгляд питань;

г) надає слово для доповіді (співдоповіді), виступу, оголошує наступного доповідача;

д) забезпечує дотримання цього регламенту всіма присутніми на засіданні;

є) вносить пропозиції про внесення змін до проектів рішень з врахуванням висловлених пропозицій в ході обговорення.

10) Порядок денний затверджується на початку засідання. З основних запланованих питань доповідають на засіданні заступники міського голови, керуючий справами виконкому міської ради, а також керівники підприємств, організацій і установ. Із співдоповідями можуть виступати голови постійних депутатських комісій міської ради та інші.

11) На засіданні виконкому час для доповіді визначається:

- при розгляді планових питань — до 20 хв.;

- при розгляді поточних та інших питань — до 10 хв.;

- для співдоповідей, виступів при обговоренні, заключного слова — до 5 хвилин;

- для довідок, внесення поправок — до 3 хвилин.

12) Після півтори години роботи виконкому оголошуються перерва до 10 хвилин.

13) Будь-хто із присутніх може виступити на засіданні виконкому після надання йому слова головуючим. З одного і того ж питання присутній може виступити не більше двох разів.

14) Особи, присутні на засіданнях виконкому, повинні утримуватися від публічних проявів свого ставлення до того, що відбувається на засіданні, не порушувати порядок, а також не коментувати прийнятих рішень чи процесу їх обговорення.

За вимогою головуючого на засіданні, у разі порушення порядку, винних у цьому присутніх осіб може бути випроваджено з приміщення, де відбувається засідання.

15) Після обговорення, заключного слова доповідача і співдоповідача головуючий на засіданні оголошує про перехід до голосування. На голосування ставляться всі пропозиції і поправки, що надійшли і не були відкликані членами виконкому. Перед кожним голосуванням головуючий на засіданні формулює зміст питання, яке буде ставитися на голосування, і, якщо немає заперечень, пропонує провести голосування щодо нього.

Рішення приймаються відкритим голосуванням більшістю голосів від загального складу виконкому.

16) Рішення виконкому може прийматись без обговорення, якщо до проекту рішення не надійшли зауваження і на цьому не наполягає жоден член виконавчого комітету.

17) У разі незгоди міського голови з рішенням виконкому, він може зупинити дію цього рішення своїм розпорядженням та винести це питання на розгляд міської ради.

18) Рішення, прийняті на засіданні виконкому, у ході обговорення яких були зроблені зауваження, внесені доповнення та зміни, протягом трьох днів після засідання остаточно редагуються і візуються відповідними посадовими особами і через керуючого справами подаються на підпис міському голові.

Додатки до рішення підписуються керуючим справами виконавчого комітету міської ради.

Доручення виконавчого комітету оформляються протокольно, доводяться до відома виконавців, які інформують виконком про хід їх виконання.

19) Підписані рішення реєструються керуючим справами виконкому шляхом присвоєння дати та порядкового номера і розсилаються згідно з довідкою розсилки в 5-денний термін. Датою рішення є дата його прийняття виконкомом. Дата і номер зазначаються у визначеному бланком місці. Нумерація рішень виконкому ведеться від номера 1 за наростанням протягом календарного року.

20) Оригінали рішень з додатками підшиваються у справи в хронологічному порядку і зберігаються у керуючого справами протягом п’яти років, після чого передаються на постійне зберігання в архів.

Відповідальність за збереження оригіналів рішень виконкому покладається на керуючого справами.

21) Рішення виконкому з питань, які стосуються забезпечення життєдіяльності міста, доводяться до відома жителів міста через засоби масової інформації, а також розміщуються на «сторінці міської ради та виконкому» в мережі Інтернет.

22) Засідання виконкому протоколюються. Ведення протоколу здійснює керуючий справами. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року. Протокол засідання підписується головуючим на засіданні не пізніше як через 15 днів після засідання. У протоколі зазначаються: дата, час і місце проведення засідання, кількість членів виконкому присутніх на засіданні, питання порядку денного, прізвища головуючого на засіданні і виступаючих, всі внесені на голосування питання і пропозиції, результати голосування щодо рішень, підпис головуючого на засіданні.

23) Оригінали та копії рішень, протоколи засідань виконкому засвідчуються гербовою печаткою.

9. Оприлюднення рішень виконкому міської ради

1) Рішення виконавчого комітету підлягають обов’язковому оприлюдненню через вивішування текстів прийнятих рішень на спеціальному стенді міської ради, до якого є вільний доступ мешкан­ців міста, та опублікування їх на офіційному веб-порталі міської ради в мережі Інтернет не пізніше п’яти робочих днів з дня затвердження з дотриманням Закону України «Про захист персональних даних».

2) Всі прийняті виконавчим комітетом рішення в одному примірникові підшиваються в спеціальну книгу прийнятих виконавчим комітетом рішення, яка зберігається у керуючого справами виконкому міської ради.

3) Засідання виконкому протоколюються. Ведення протоколу здійснює керуючий справами. Протокол засідання підписується головуючим на засіданні не пізніше як через 15 днів після засідання. У протоколі зазначаються: дата, час і місце проведення засідання, кількість членів виконкому присутніх на засіданні, питання порядку денного, прізвища головуючого на засіданні і виступаючих, всі внесені на голосування питання і пропозиції, результати голосування щодо рішень, підпис головуючого на засіданні.

4)        Оригінали та копії рішень, протоколи засідань виконкому засвідчуються гербовою печаткою виконавчого комітету.

10. Порядок підготовки та прийняття виконкомом регуляторних актів

1) Реалізація державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності здійснюється виконкомом, міським головою відповідно до Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності», постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження методик проведення аналізу впливу та відстеження результативності регуляторного акта».

2) Проекти рішень виконкому, розпоряджень міського голови, які або окремі положення яких, спрямовані на правове регулювання господарських відносин, а також адміністративних відносин між органом місцевого самоврядування та суб‘єктами господарювання, до внесення їх на розгляд виконкому або до внесення їх на затвердження міському голові, оприлюднюються разом з аналізом регуляторного впливу з метою одержання зауважень та пропозицій від фізичних,юридичних осіб, їх об’єднань не пізніше як за 20 робочих днів додати їх розгляду з метою прийняття. Про оприлюднення проекту регуляторного акта з метою одержання зауважень і пропозицій розробник цього проекту повідомляє у спосіб, передбачений підпунктом 3 пункту 10 регламенту. Розробник проекту регуляторного акта при підготовці аналізу регуляторного впливу повинен:

- визначити та проаналізувати проблему, яку пропонується розв’язати шляхом державного регулювання господарських відносин, а також оцінити важливість цієї проблеми;

- обґрунтувати, чому визначена проблема не може бути розв’язана за допомогою ринкових механізмів і потребує нормативного регулювання шляхом прийняття відповідного правового акта виконавчим органом місцевого самоврядування, зокрема виконкомом;

- обґрунтувати, чому визначена проблема не може бути розв’язана за допомогою діючих регуляторних актів та розглянути можливість внесення змін до них;

- визначити очікувані результати прийняття запропонованого регуляторного акта, в тому числі здійснити розрахунок очікуваних витрат та вигод суб’єктів господарювання, територіальної громади та держави внаслідок дії регуляторного акта;

- визначити цілі державного регулювання;

- визначити та оцінити усі прийнятні альтернативні способи досягнення встановлених цілей, у тому числі ті з них, які не передбачають безпосереднього державного регулювання господарських відносин;

- аргументувати переваги обраного способу досягнення встановлених цілей;

- описати механізми й заходи, які забезпечать розв’язання визначеної проблеми шляхом прийняття запропонованого регуляторного акта;

- обґрунтувати можливість досягнення встановлених цілей у разі прийняття запропонованого регуляторного акта;

- обґрунтовано довести, що досягнення запропонованим регуляторним актом встановлених цілей є можливим з найменшими витратами для суб’єктів господарювання, територіальної громади та держави;

- обґрунтовано довести, що вигоди, які виникатимуть внаслідок дії запропонованого регуляторним актом, виправдовують відповідні витрати у випадку, якщо витрати та/або вигоди не можуть бути кількісно визначені;

- оцінити можливість впровадження та виконання вимог регуляторного акта залежно від ресурсів, якими розпоряджаються органи місцевого самоврядування, фізичні та юридичні особи, які повинні впроваджувати або виконувати ці вимоги;

- оцінити ризик впливу зовнішніх чинників на дію запропонованого регуляторного акта;

- обґрунтувати запропонований строк чинності регуляторного акта;

- визначити показники результативності регуляторного акта;

- визначити заходи, за допомогою яких буде здійснюватися відстеження результативності регуляторного акту в разі його прийняття.

3) Повідомлення про оприлюднення проекту регуляторного акта з метою одержання зауважень і пропозицій, проект регуляторного акта та відповідний аналіз регуляторного впливу оприлюднюються шляхом опублікування в друкованих засобах масової інформації, або шляхом розміщення на офіційному веб-порталі міської ради в мережі Інтернет.

4) Обов‘язок щодо оприлюднення проектів регуляторних актів та аналізу регуляторного впливу покладається на розробника проекту.

5) Зауваження й пропозиції до оприлюдненого проекту регуляторного акта та відповідного аналізу регуляторного впливу надаються фізичними та юридичними особами, їх об‘єднаннями розробникові цього проекту для розгляду.

6) Регуляторний акт не може бути прийнятий виконкомом, якщо наявна хоча б одна з таких обставин:

- відсутній аналіз регуляторного впливу;

- проект регуляторного акта не був оприлюднений.

7) Стосовно кожного регуляторного акта послідовно здійснюються базове, повторне та періодичне відстеження його результативності.

Відстеження результативності регуляторного акта включає:

- виконання заходів з відстеження результативності;

- підготовку та оприлюднення звіту про відстеження результативності.

Для відстеження результативності регуляторних актів можуть бути використані статистичні дані та дані наукових досліджень і соціологічних опитувань.

Одержані при здійсненні повторного відстеження результативності значення показників результативності порівнюються із значеннями цих показників, що були одержані при здійсненні базового відстеження. Періодичні відстеження результативності здійснюються з метою перевірки сталого досягання регуляторним актом цілей, задекларованих при його прийнятті, після здійснення повторного відстеження результативності цього регуляторного акта.

Базове відстеження результативності регуляторного акта здійснюється до дня набрання чинності цим регуляторним актом або набрання чинності більшістю його положень. Якщо для визначення значень показників результативності регуляторного акта використовуються виключно статистичні дані, базове відстеження результативності може бути здійснене після набрання чинності цим регуляторним актом або набрання чинності більшістю його положень, але не пізніше дня, з якого починається проведення повторного відстеження результативності цього акта.

Повторне відстеження результативності регуляторного акта здійснюється через рік з дня набрання ним чинності або набрання чинності більшістю його положень, але не пізніше двох років з дня набрання чинності цим актом або більшістю його положень, якщо рішенням регуляторного органу, який прийняв цей регуляторний акт, не встановлено більш ранній строк.

Періодичні відстеження результативності регуляторного акта здійснюються раз на кожні три роки, починаючи з дня закінчення заходів з повторного відстеження результативності цього акта, у тому числі і в разі, коли дію регуляторного акта, прийнятого на визначений строк, було продовжено після закінчення цього визначеного строку.

Виконання заходів з відстеження результативності регуляторного акта забезпечується розробником, який вніс відповідний регуляторний акт.

Строк виконання заходів з відстеження результативності регуляторного акта не може бути більшим ніж сорок п’ять робочих днів.

Розробник регуляторного акту готує звіт про відстеження результативності цього регуляторного акта та не пізніш як у десятиденний строк з дня підписання цього звіту, оприлюднює його у спосіб, передбачений підпункту 3 пункту 10 Регламенту.

11. Скасування рішень виконавчого комітету

Рішення виконавчого комітету з питань, що віднесені до власної компетенції виконавчих органів ради, можуть бути скасовані виконавчим комітетом або міською радою.

12. Організація контролю за виконанням рішень виконкому, розпоряджень міського голови

1) Організація та стан контролю за виконанням рішень виконкому, розпоряджень міського голови покладається на керуючого справами виконкому.

2) Фактичний контроль виконання рішень, розпоряджень здійснюють заступники міського голови, керуючий справами виконкому, відповідно до їх компетенції.

3) Відповідальність за виконання рішень, розпоряджень несуть посадові особи, до компетенції яких входить вирішення завдань, що містяться в документах.

 

4) Керуючий справами після засідання виконкому у триденний термін визначає перелік рішень виконкому для взяття їх на контроль.

5) Контролю підлягають рішення виконкому, які висвітлюють: виконання законів України, указів Президента України, постанов Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, загальнодержавних, загальноміських програм, розгляд міських планових питань на засіданнях виконавчого комітету; роботу постійних комісій при виконкомі міської ради; стан виконання галузевих питань, розрахунків, погашення заборгованості, розвитку інфраструктури міста тощо.

6) Керуючий справами у 5-ти денний термін з дати прийняття направляє відповідно завірені копії рішень виконкому з позначкою «контроль» спеціалісту з контролю.

Спеціаліст з контролю до 20 липня поточного року та до 20 січня наступного за звітним роком надає інформацію керуючому справами виконкому про стан виконання контрольних документів.

7) Контрольні рішення, розпорядження повинні містити в правому куточку документу позначку «контроль». Даний символ є офіційним підтвердженням для посадових осіб, виконавців документів про поставлення рішення чи розпорядження на контроль.

8) Посадова особа, відповідальна за ведення діловодства та контролю виконання документів, під час реєстрації вхідних контрольних документів (рішень, розпоряджень) у реєстраційних журналах (книгах) проставляє символ «контроль».

9) Спеціаліст з контролю інформує про стан та хід виконання рішень, розпоряджень, дотримання строків, здійснює загальний контроль за ходом виконання рішень, розпоряджень, веде електронну базу даних.
Особи, які порушили строки виконання рішень, розпоряджень притягуються до дисциплінарної відповідальності.

10) Посадові особи апарату міської ради та керівники комунальних підприємств надають письмову інформацію про виконання рішень, розпоряджень спеціалісту з контролю за 3 дні до визначених контрольних строків в документі, а про хід виконання рішень, розпоряджень довгострокової дії — за підсумками кожного календарного року в січні. Виконавці також надають інформацію про виконання рішень, розпоряджень, в яких не визначені конкретні строки виконання — у тримісячний термін після прийняття рішення.

Інформації та звіти про хід виконання рішень, розпоряджень підписуються особами, на яких покладений контроль за виконанням.

11) При неможливості виконати у встановлені строки рішення, розпорядження, особа на яку покладено контроль, вносить пропозицію щодо продовження строку з письмовим обґрунтуванням.

12) При письмовому обґрунтуванні причин перенесення строків виконання рішень та розпоряджень, керуючий справами виконкому погоджує та визначає строк виконання.

13) Рішення, розпорядження знімаються з контролю лише після виконання всіх поставлених завдань. Підставою для зняття рішень, розпоряджень є наявність письмової інформації про їх виконання.

14) Зняття з контролю рішень виконкому, якими передбачається виконання програм терміном більше ніж один рік, здійснюється після заслуховування на засіданні виконкому інформації про їх виконання. При прийнятті рішення виконкому щодо взяття інформації до відома, це рішення знімається з контролю.

13. Організація роботи з документами органів виконавчої влади та порядок контролю за їх надходженням і виконанням

1) Організація роботи з документами органів виконавчої влади у виконкомі забезпечується керуючим справами виконкому та секретарем керівника у порядку, визначеному цим регламентом.

2) Нормативні акти Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерств і відомств України, районної ради та районної державної адміністрації розглядаються міським головою, а в період його відсутності посадовою особою, яка його заміщає.

3) Документи органів виконавчої влади реєструються секретарем керівника і передаються на розгляд міському голові, а в разі його відсутності – виконуючому обов’язки міського голови в день одержання або не пізніше 10 години наступного дня для забезпечення організації їх виконання.

4) Секретар керівника та спеціаліст з контролю забезпечують контроль за станом реагування, строками, відповідністю форм виконання вимогам оформлення документів та резолюцій, доведення до виконавців та їх проходження.

5) Контроль за виконанням документів по суті питань покладається на заступників міського голови, керуючого справами виконкому.

6) Відповідальність за виконання документів несуть посадові особи, яким доручено виконання даних документів.

7) Після виконання документ, завізований заступниками або керуючим справами виконавчого комітету, здається секретарю керівника для списання у міського голови.

8) Документи органів виконавчої влади знімаються з контролю після направлення на їх адресу інформації про їх виконання відповідно до вимог документу. Якщо направлення інформації не передбачено, документ знімається з контролю після надання виконавцем довідки з резолюцією голови «До справи» або «Зняти з контролю».

 

14. Організація роботи з документами інших організацій, підприємств і установ та порядок контролю за їх проходженням і виконанням

1) Усі документи, які адресовані міській раді, її виконавчому комітету, міському голові, його заступникам, керуючому справами, а також вся вихідна документація (надалі — документи) за підписом міського голови, його заступників, керуючого справами приймається і реєструється секретарем керівника згідно з вимогами постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 №1242.

Не підлягають реєстрації листи, що надійшли в копії до відома; телеграми й листи про дозвіл на відрядження й відпустки; повідомлення про засідання; наради, збори й порядок денний; графіки, наряди, заявки, рознарядки; зведення та інформація, надіслані до відома; навчальні плани, програми (копії); рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо; прейскуранти (копії); привітання і запрошення; друковані видання (книги, журнали, бюлетені); місячні, квартальні, піврічні звіти; форми статистичної звітності.

2) У подальшому в журналі фіксуються всі резолюції, пов’язані з виконанням документа.

3) Як правило, документи розглядаються в день подання їх на розгляд. У виняткових випадках окремі документи можуть знаходитись на розгляді довше, але не більше трьох днів. Термінові документи, а також телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

4) Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюціях. Резолюція – це напис на документі, що містить вказівки щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі коли доручення дається кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше.

На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа. Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеного для підшивання.

Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

5) Після повернення документа з резолюцією міського голови, його заступників та керуючого справами він передається виконавцям секретарем керівника.

6) Під час взяття документа на контроль, в правому верхньому кутку першого аркуша та реєстраційно-контрольної картки ставиться буква «К», поруч з яким зазначається строк виконання документа.

Контроль за проходженням і виконанням вхідних документів здійснюється за оригіналами документів.

7) Якщо виконання документа доручено декільком особам, співвиконавці забезпечуються необхідною кількістю копій. Головним виконавцем є особа, зазначена в резолюції першою. Для виконання резолюції цій особі надається право уточнення завдання чи резолюції, скликання виконавців, підпису відповідей, узагальнюючих матеріалів, звітів або інформацій про виконання документа. Інформація від інших виконавців надається головному виконавцю не пізніше ніж за 3 дні до встановленого терміну.

8) На виконання документів, взятих на контроль, виконавцями готуються проекти розпорядчих документів, звітів, довідок, інформацій, відповідей підприємствам, установам, організаціям, громадянам.

9) Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою «Терміново» – протягом 7 робочих днів від дати їх надходження. Конкретний термін виконання вхідного документа визначає міський голова або його заступники.

10) Строк виконання документа може бути змінений за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщає.

В разі потреби строк виконання може бути продовжено за обґрунтованою пропозицію виконавця, яка подається за 3 дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначеного строку – за 3 дні до закінчення 30‑денного строку від   дати   його   одержання,   якщо   в   процесі   виконання   з’ясувалось,      що

виконати документ у встановлений термін неможливо. Якщо питання, зазначені в документі взяті на контроль за дорученням міського голови або заступників міського голови і потребують довготривалого терміну виконання, то інформація про хід виконання такого документа подається щомісячно.

11) Якщо міський голова вважає проведену роботу по виконанню документа достатньою, то на другому примірнику відповіді робиться запис «до справи», підписується і зазначається дата. Дата надсилання документа до справи є датою зняття його з контролю. Відмітки про зняття документа з контролю заносяться до контрольної картки.

12) Підставою для зняття з контролю можуть бути прийняті на виконання документа рішення, розпорядження, накази, звіти, інформації, довідки або письмові відповіді. Не допускається зняття з контролю документа, коли даються обіцянки, чи вказуються строки виконання робіт, а самі роботи ще не закінчені, чи не виконані. Якщо інформація подається на виконання листа не по суті, або неправильно оформленою, то її повертають виконавцю на доопрацювання.

13) Відповідальність за ведення контрольних картотек несе спеціаліст з контролю.

14. Порядок підготовки та здійснення контролю за проходженням і виконанням вихідних та внутрішніх документів

1) Вихідні та внутрішні документи готуються з ініціативи міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому (ініціативні документи) або на виконання документів, що надійшли до виконкому (документи-відповіді).

2) Обов’язковим реквізитом вихідних документів є найменування адресатів, для надсилання яким вони призначені.

Документ не повинен містити більше чотирьох різних адрес. При надсиланні документа більш, ніж чотирьом адресатам складається їх список на окремому аркуші, а на кожному примірнику при розсиланні зазначається лише один адресат.

3) Якщо проект вихідного документа має додатки, то вони оформляються у відповідності до вимог діловодства.

На лицевій стороні останнього аркуша вихідного документа зазначається прізвище та номер службового телефону його виконавця.

4) Організаційно-розпорядчі документи міської ради, її виконкому друкуються на бланках встановленого зразка.

5) Вихідні документи, що передбачають їх засвідчення підписом міського голови, візуються їх виконавцями.

Віза складається з прізвища посадової особи, особистого підпису.

6) Інформація (звіт) про стан виконання законів України, указів, розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, рішень районної ради, розпоряджень та доручень голови районної державної адміністрації, інших нормативних актів органів державної влади, підписується міським головою, а у разі його відсутності – виконуючим обов’язки голови.

7) Вихідні документи, призначені для надсилання одному адресату, подаються на підпис не менше ніж у двох примірниках при наявності необхідних віз на другому примірнику документів.

8) На підпис міському голові документи подаються щоденно о 16 годині через секретаря міського голови. Термінові документи передаються на підпис міському голові негайно.

9) Підписані міським головою вихідні документи передаються до приймальні.

10) Перед відправкою перевіряється:

а) правильність оформлення вихідного документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

б) наявність підпису, посади і прізвища посадової особи, яка підписала документ;

в) наявність адреси і поштового індексу, заголовка документа;

г) наявність прізвища і особистого підпису виконавця, номера його телефону.

11) Вихідні документи розсилаються щоденно звичайним поштовим відправленням. Документи термінового характеру відправляються в день їх підписання і подання на реєстрацію. Установам, що розташовані в центрі міста, документи доставляються під розписку після 15 години кур’єром міської ради.

12) Вихідні документи (подання, пропозиції, прохання), службові листи, що містять завдання або вимагають відповіді, та інші документи, що передбачають необхідність реагування на них, беруться на контроль спеціалістом з контролю у день реєстрації та відправки адресатам.

13) Контроль за повнотою і вчасністю виконання вихідних документів покладається на заступників міського голови та спеціалістів, до компетенції яких відносяться порушені у документах питання.

15. Порядок друкування документів

1) Друкування документів здійснюється на комп’ютерах, встановлених на робочих місцях спеціалістів апарату.

2) Друковані тексти перевіряються виконавцями. Відповідальність за зміст та грамотність тексту несе виконавець документа.

16. Порядок забезпечення виготовлення печаток, штампів, бланків, організаційно-розпорядчих і реєстраційно-контрольних документів, користування ними та забезпечення їх зберігання

1) Виконком має гербову печатку встановленого зразка.

2) Відповідальним за зберігання і законність користування гербовою печаткою виконкому є міський голова.

3) За розпорядженням міського голови, гербова печатка виконкому передається керуючому справами. На час відсутності керуючого справами виконкому, гербова печатка передається особі, що його заміщує.

4) Гербовою печаткою виконкому засвідчуються: підписи міського голови на оригіналах рішень виконкому, розпоряджень міського голови, а також підписи його заступників та керуючого справами, інші документи у випадках, передбачених чинним законодавством.

5) Виконком має печатку для довідок, кутовий та інші штампи, необхідні в роботі з документами.

6) Печатки і штамп зберігаються в умовах, що забезпечують їх надійне зберігання.

7) Бланки листів виконкому є бланками суворого обліку і звітності. Номер бланка зазначається у нижній частині його лицьового боку.

8) Копіювання бланків не допускається. У випадках порушення цієї вимоги бланки вважаються недійсними, а виконані на них документи до розгляду, оформлення, реєстрації та надсилання не приймаються.

9) Облік, видача, контроль за використанням бланків, знищення погашених бланків здійснюється у встановленому порядку.

10) Документи, складені на бланках виконавчого комітету, підписуються міським головою, заступниками міського голови та керуючим справами виконкому.

17. Організація роботи з кадрами

1) В роботі з кадрами виконком керується Конституцією України, Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про державну службу», Кодексом Законів про працю України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами Кабінету Міністрів України, наказами та рекомендаціями Головдержслужби України, розпорядженнями районної державної адміністрації, рішеннями міської ради, розпорядженнями міського голови, рішеннями виконкому та цим Регламентом.

2) У питаннях організації й застосування методики проведення кадрової роботи та служби в органах місцевого самоврядування керується також відповідними рекомендаціями Міністерства праці та соціальної політики України, Міністерства юстиції України, Пенсійного фонду України та іншими нормативними документами.

3) Організацію роботи з кадрами у виконавчому комітеті здійснює керуючий справами, який розробляє річні (перспективні) плани роботи з кадрами, здійснює заходи стосовно їх добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації.

4) Штатний розпис на наступний рік переглядається і затверджується міською радою щорічно.

5) На службу в виконавчі органи місцевого самоврядування можуть бути прийняті громадяни України, які мають відповідну освіту й професійну підготовку, володіють державною мовою в обсягах, достатніх для виконання службових обов’язків.

6) Прийняття на службу здійснюється:

- на посаду міського голови в порядку, встановленому Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні»;

- на посаду секретаря міської ради шляхом обрання відповідною радою;

- на посади заступників міського голови, керуючого справами виконкому шляхом затвердження відповідною радою.

7) На час відсутності (відпустки) посадових осіб місцевого самоврядування (крім виборних посад) для виконання їх повноважень можуть прийматися на службу особи за строковим трудовим договором (контрактом).

8) Переведення на рівнозначну або нижчу посаду, а також просування по службі посадових осіб, які зараховані до кадрового резерву чи успішно пройшли стажування у порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України, може здійснюватися без конкурсного відбору.

На кожну посадову особу формується особова справа згідно з порядком ведення особових справ державних службовців.

Щорічно до 1-го квітня посадові особи подають декларацію про доходи.

Особи, які вперше зараховуються на службу в виконавчі органи місцевого самоврядування, приймають присягу і підписують її текст, визначений ст.11 Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування», про що робиться запис у трудовій книжці.

9) Міським головою створюються умови для навчання й підвищення кваліфікації посадових осіб. Посадові особи підвищують свою кваліфікацію постійно, як правило, через навчання у відповідних навчальних закладах, раз на п’ять років.

18. Порядок призначення на посади та звільнення з посад

1) Сесія міської ради у відповідності до п.3 та п.4 ст.26 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» затверджує персональний склад виконкому.

2) У відповідності до п. 10 ст. 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» міський голова одноособово призначає на посади та звільняє з посад керівників підприємств, установ та організацій, що належать до міської комунальної власності та укладає з останніми контракти.

Особи, які призначаються на посади керівників підприємств, установ та організацій, що належать до міської комунальної власності, подають до відділу кадрової роботи особовий листок по обліку кадрів, автобіографію та копію документа про освіту.

3) За висновками конкурсної комісії, співбесід міський голова призначає на посади та звільняє з посад спеціалістів, службовців, технічних працівників та обслуговуючий персонал.

4) Комплект документів на призначення готується кандидатом на посаду й надається керуючому справами виконкому на перевірку.

5) Керуючий справами виконкому проводить співбесіду з кандидатом на посаду та організовує проведення його співбесіди з міським головою.

6) Керуючий справами виконкому на підставі документів та згідно з резолюціями готує проекти розпоряджень.

7) Керуючий справами виконкому оформляє та видає посвідчення працівникам, які входять до номенклатури міської ради.

8) Звільнення посадових осіб апарату міської ради здійснюється у встановленому законом порядку.

При звільненні службові посвідчення підлягають обов’язковому поверненню.

9) Міський голова приймає остаточне рішення щодо призначення на посаду або звільнення з посади посадових осіб.

19. Порядок проведення конкурсу на заміщення вакантних посад при прийнятті на службу у виконавчі органи міської ради

1) Відповідно до цього Порядку проводиться конкурсний відбір на заміщення вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування Богодухівської міської ради (далі — конкурс), крім випадків, коли законами України встановлено інший порядок заміщення таких посад.

2) Конкурс на заміщення вакантної посади посадової особи місцевого самоврядування повинен забезпечувати конституційне право рівного доступу до служби в органі місцевого самоврядування України.

3. Для проведення відбору кандидатів на заміщення вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування розпорядженням міського голови утворюється конкурсна комісія у складі голови, секретаря і членів комісії.

Очолює конкурсну комісію заступник міського голови. До складу конкурсної комісії входять посадові особи місцевого самоврядування Богодухівської міської ради, представник централізованої бухгалтерії міської ради.

У своїй діяльності конкурсна комісія керується Законами України „Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування в Україні», постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 року №169 „Про затвердження Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців» (зі змінами) та цим Порядком.

4.Переведення на рівнозначну або нижчу посаду в межах міської ради, а також просування по службі посадових осіб, які зараховані до кадрового резерву чи успішно пройшли стажування у порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України, може здійснюватися без конкурсного відбору.

 

Умови проведення конкурсу

        5) Рішення про проведення конкурсу приймається міським головою при наявності вакантної посади посадової особи місцевого самоврядування.

6) До участі у конкурсі не допускаються особи, які:
- визнані в установленому порядку недієздатними;

- мають судимість, що є несумісною із зайняттям посади посадової особи місцевого самоврядування;

- у разі прийняття на службу будуть безпосередньо підпорядковані або підлеглі близьким особам;

- позбавлені права займати відповідні посади в установленому законом порядку на визначений термін;

- в інших випадках, установлених законами.

7)  Особи, які подали необхідні документи до міської ради для участі у конкурсі, є кандидатами на зайняття вакантної посади посадової особи місцевого самоврядування (далі — кандидати).

8)  Конкурс проводиться поетапно:

а)  публікація оголошення про проведення конкурсу в друкованих засобах масової інформації;

б) прийом документів від осіб, які бажають взяти участь у конкурсі;

в)   розгляд на засіданні конкурсної комісії документів, поданих претендентами на посаду, на відповідність встановленим кваліфікаційним вимогам до відповідного рівня посади;

г)  проведення іспиту та відбір кандидатів для призначення на вакантні посади посадової особи місцевого самоврядування Богодухівської міської ради.

Оголошення про конкурс

 

9) Конкурсна комісія забезпечує підготовку оголошення про проведення конкурсу та публікацію його в засобах масової інформації не пізніше ніж за місяць до початку конкурсу.

10)      В оголошенні про проведення конкурсу повинні міститися такі відомості:

- найменування державного органу із зазначенням його місцезнаходження, адреси та номерів телефонів;

- назви вакантних посад із зазначенням, що додаткова інформація щодо основних функціональних обов’язків, розміру та умов оплати праці надається керуючим справами виконкому міської ради;

- основні вимоги до кандидатів, визначені міською радою згідно з типовими професійно-кваліфікаційними характеристиками посад;

- термін прийняття документів (протягом 30 календарних днів з дня оголошення про проведення конкурсу).

В оголошенні може міститися додаткова інформація, що не суперечить законодавству про службу в органах місцевого самоврядування.

Прийом документів на участь у конкурсі

11) Особи, які бажають взяти участь у конкурсі, подають до конкурсної комісії такі документи:

- заяву про участь у конкурсі, в якій зазначається про ознайомлення заявника із встановленими законодавством обмеженнями щодо прийняття на службу в органи місцевого самоврядування та її проходження;

- заповнену особову картку (форма П-2 ДС) з відповідними додатками;

- дві фотокартки розміром 4×6 см;

- копії документів про освіту, підвищення кваліфікації, присвоєння вченого звання, присудження наукового ступеня;

- декларацію про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру за минулий рік за формою, передбаченою Законом України «Про засади запобігання і протидії корупції»;

- копію документа, який посвідчує особу;

- медичну довідку про стан здоров’я за формою, затвердженою МОЗ;

- письмову згоду на проведення спеціальної перевірки;

- копію військового квитка (для військовослужбовців або військовозобов’язаних);

- довідку про допуск до державної таємниці (у разі його наявності).

Особи, які працюють в міській раді і бажають взяти участь у конкурсі, зазначених документів до заяви не додають.

12) Особи можуть подавати додаткову інформацію стосовно своєї освіти, досвіду роботи, професійного рівня і репутації (характеристики, рекомендації, наукові публікації тощо).

13) Забороняється вимагати відомості та документи, подання яких не передбачено законодавством.

14) Керуючий справами перевіряє подані документи і передає їх голові конкурсної комісії для розгляду.

 

Розгляд документів, поданих претендентами на посаду,

на засіданні конкурсної комісії

15) Конкурсна комісія на першому засіданні розглядає питання про відповідність документів, які подали претенденти на посаду, встановленим вимогам щодо прийняття на службу в органи місцевого самоврядування і умовам конкурсу. Результати розгляду документів оформляються окремим протоколом.

16) Особи, документи яких не відповідають встановленим вимогам, за рішенням голови конкурсної комісії до конкурсу не допускаються, про що їм повідомляється з відповідним обґрунтуванням.

17) Якщо кандидат наполягає на участі у конкурсі за даних обставин, він допускається до конкурсу, а остаточне рішення приймає конкурсна комісія.

Проведення іспиту та відбір кандидатів

18) Конкурсний відбір кандидатів на заміщення вакантної посади проводиться у два етапи: складання кандидатами іспиту на знання чинного законодавства і проведення з ними співбесіди.

19) Іспит кандидатів на заміщення вакантних посад посадових осіб проводиться конкурсною комісією міської ради з метою об’єктивної оцінки знань і здібностей кандидатів на посади посадових осіб місцевого самоврядування.

20) За погодженням з головою конкурсної комісії визначається дата проведення іспиту та повідомляються кандидатам про місце і час його проведення.

21) Під час іспиту перевіряються знання Конституції України, Законів „Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування в Україні» та «Про засади запобігання і протидії корупції», а також законодавства з урахуванням специфіки функціональних повноважень міської ради.

22) Кандидати, які не склали іспиту, не можуть буди рекомендовані конкурсною комісією для призначення на посаду.

23) З кандидатами, які успішно склали іспит, проводиться співбесіда, в ході якої вони відповідають на запитання членів конкурсної комісії.

24) Конкурсна комісія на підставі розгляду поданих документів, результатів іспиту та співбесіди з кандидатами, які успішно склали іспит, на своєму другому

засіданні здійснює відбір осіб для зайняття вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування.

25) Інші кандидати, які успішно склали іспит, але не були відібрані для призначення на посади, у разі їх згоди, за рішенням конкурсної комісії можуть бути рекомендовані для зарахування до кадрового резерву міської ради і протягом року прийняті на вакантну рівнозначну або нижчу посаду без повторного конкурсу.

26) Якщо за результатами конкурсу не відібрано жодного з кандидатів для призначення на вакантну посаду, конкурсна комісія не може рекомендувати цих кандидатів до кадрового резерву.

27) Якщо жоден з кандидатів не рекомендований конкурсною комісією для зайняття вакантної посади посадової особи місцевого самоврядування, оголошується повторний конкурс.

28) Засідання конкурсної комісії вважається правоможним, якщо на ньому присутні не менше ніж 2/3 її складу.

29) Рішення комісії приймається простою більшістю голосів присутніх на її засіданні членів конкурсної комісії. У разі рівного розподілу голосів вирішальним є голос голови комісії. Результати голосування заносяться до протоколу.

У рішенні комісії обов’язково зазначаються пропозиції щодо призначення конкретного кандидата на вакантну посаду посадової особи місцевого самоврядування та визначаються кандидатури для зарахування до кадрового резерву.

30)      Засідання конкурсної комісії оформляється протоколом, який підписується всіма присутніми на засіданні членами комісії і подається міському голові не пізніше ніж через два дні після голосування.

Кожний член комісії може додати до протоколу свою окрему думку.

31) Конкурсна комісія повідомляє кандидатів про результати конкурсу протягом трьох днів після його завершення.

32) Рішення про призначення на посаду посадової особи місцевого самоврядування та зарахування до кадрового резерву приймає міський голова на підставі пропозиції конкурсної комісії протягом місяця з дня прийняття рішення конкурсною комісією.

33) Рішення конкурсної комісії може бути оскаржене міському голові протягом трьох днів після ознайомлення з цим рішенням.

34) Рішення міського голови може бути оскаржене у порядку, визначеному законодавством.

35) Члени комісії беруть участь у її засіданнях без права заміни.

36) Засідання конкурсної комісії проводяться у разі необхідності (при наявності вакантної посади).

37) Подані документи і матеріали конкурсної комісії зберігаються у керуючого справами виконкому міської ради.

20. Випробовування при прийнятті на службу у виконавчий орган міської ради

1) При прийнятті на службу посадових осіб може встановлюватися випробування строком до трьох місяців (в окремих випадках до шести місяців), що обов’язково відображається в розпорядженні міського голови про прийняття на роботу.

2) Якщо посадова особа у період випробовування була відсутня на роботі у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю або з інших поважних причин, строк випробовування може бути продовжено на відповідну кількість днів, протягом яких вона була відсутня.

23.3. Коли строк випробовування закінчився, а посадова особа продовжує працювати, то вона вважається такою, що витримала випробовування і наступне розірвання трудового договору допускається лише на загальних підставах згідно з чинним законодавством.

3) Якщо протягом строку випробовування встановлено невідповідність посадової особи посаді, на яку її прийнято, міський голова протягом цього строку має право розірвати трудовий договір.

4) Керуючий справами виконкому міської ради до закінчення терміну випробовування подає міському голові подання щодо результатів випробовування, що містить пропозиції щодо присвоєння посадовим особам місцевого самоврядування за результатами випробовування відповідних рангів.

21. Стажування при прийнятті на службу у виконавчий орган міської ради

1) З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей працівників, які претендують на зайняття посад у виконавчому органі міської ради, призначення на які здійснюється міським головою, може проводитись стажування терміном до двох місяців.

2) Відбір кандидата на стажування проводиться з ініціативи виконавчого органу міської ради. При цьому необхідна письмова заява самого стажиста, згода керівників за місцем його основної роботи та міського голови. Працівники, які досягли встановленого Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування» граничного віку, до стажування не залучаються.

3) Зарахування на стажування, терміни та зміни порядку проходження оформляються розпорядженням міського голови.

4) Особа, яка не є посадовою особою органів місцевого самоврядування або державним службовцем, після успішного закінчення стажування при прийнятті на службу в виконавчий орган місцевого самоврядування проходить конкурс в установленому порядку.

5) Посадова особа органів місцевого самоврядування після успішного закінчення стажування може бути переведена на службу до виконавчого органу міської ради за рішенням міського голови без конкурсного відбору або може бути зарахована до кадрового резерву.

22. Порядок формування кадрового резерву

1) Кадровий резерв для зайняття посад і просування по службі у виконавчому органі міської ради створюється за рішенням міської ради.

Формування кадрового резерву передбачає добір працівників, які:

- спроможні запроваджувати демократичні цінності правової держави та громадянського суспільства, відстоювати права людини і громадянина;

- мають професійні навички, що ґрунтуються на сучасних спеціальних знаннях і аналітичних здібностях, для прийняття та успішного виконання управлінських рішень.

 

2) Кадровий резерв формується з:

- посадових осіб виконавчого органу місцевого самоврядування, які підвищили кваліфікацію або пройшли стажування і рекомендовані атестаційною комісією на вищі посади;

- державних службовців, які бажають перейти на службу в виконавчий орган місцевого самоврядування;

- спеціалістів виробничої, соціально-культурної, наукової та інших сфер, а також випускників вищих навчальних закладів відповідного профілю, у тому числі зарахованих на навчання за освітньо-професійними програмами підготовки магістрів державного управління.

3) До кадрового резерву зараховуються особи, які виявили бажання зайняти посаду в виконавчому органі місцевого самоврядування, мають відповідну кваліфікацію та освіту або здобувають її.

Зарахування до кадрового резерву проводиться за згодою особи, яка виявила бажання зайняти посаду в виконавчому органі місцевого самоврядування. Про зарахування до кадрового резерву повідомляється керівництво за місцем роботи такої особи.

4) Кадровий резерв на виборні посади, на які особи обираються територіальною громадою, обираються або затверджуються відповідною радою, згідно із Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», не формується.

На посади інших працівників виконавчого органу  місцевого самоврядування кадровий резерв формується з такого розрахунку: на посади спеціалістів виконавчого органу – не менше однієї особи з урахуванням фактичної потреби, про що складаються списки осіб, зарахованих до кадрового резерву.

Список осіб, зарахованих до кадрового резерву, переглядається щороку в грудні. У разі потреби до списку протягом року можуть вноситися зміни у порядку, встановленому для зарахування до кадрового резерву.

5) Зарахування до кадрового резерву затверджується розпорядженням міського голови. Якщо для призначення на посади, на які формується кадровий резерв, передбачається погодження кандидатур з відповідними органами виконавчої влади, зарахування до резерву проводиться після такого погодження.

6) Із зарахованими до кадрового резерву проводиться робота згідно із особистими річними планами, де передбачається:

- вивчення і аналіз виконання законів України, нормативних актів Президента України і Кабінету Міністрів України, рішень органів місцевого самоврядування;

- систематичне навчання шляхом самоосвіти;

- періодичне навчання і підвищення кваліфікації у відповідних навчальних закладах;

- участь у роботі семінарів, нарад, конференцій з проблем та питань діяльності органів місцевого самоврядування;

- стажування протягом не більш як два місяці в виконавчому органі місцевого самоврядування, до кадрового резерву якого зараховано працівника;

- виконання обов’язків посадової особи, на посаду якої зараховано працівника до кадрового резерву;

- залучення до розгляду відповідних питань, проведення перевірок, службових розслідувань;

- участь у підготовці проектів нормативних актів.

7) Здійснення контролю за виконанням особистих річних планів осіб, зарахованих до кадрового резерву, покладається на керуючого справами виконкому міської ради.

8) Керуючий справами виконкому міської ради готує списки кадрового резерву, систематично аналізує та узагальнює практику його формування, вносить пропозиції міському голові щодо вдосконалення цієї роботи.

9) Якщо посада, до кадрового резерву на яку зараховано працівника, стає вакантною, він, за наявності рівних даних, має переважне право на її заміщення під час проведення конкурсу.

Просування по службі посадової особи органів місцевого самоврядування, зарахованої до кадрового резерву, може здійснюватися за рішенням міського голови поза конкурсом.

10) Міський голова несе відповідальність перед міською радою за ефективну підготовку і використання кадрового резерву.

11) Перебування працівника у кадровому резерві може припинитися з його власної ініціативи або за вмотивованою пропозицією керівника виконавчого органу, в якому він працює. Виключення із списків кадрового резерву оформляється розпорядженням міського голови.

 

23. Атестація посадових осіб місцевого самоврядування.

1) З метою підвищення ефективності діяльності посадових осіб місцевого самоврядування (далі — посадові особи) один раз на 4 роки проводиться їх атестація, під час якої оцінюються результати роботи, ділові та професійні якості, виявлені працівниками при виконанні обов’язків, визначених положеннями про виконавчі органи міської ради і відображених у посадових інструкціях.

2) Атестації підлягають посадові особи органів місцевого самоврядування усіх рівнів, у тому числі ті, які внаслідок організаційних змін обіймають посади менше ніж один рік, якщо їх службові обов’язки не змінилися.

Не підлягають атестації:

- міський голова;

- секретар міської ради;

- особи, які перебувають на займаній посаді менше ніж один рік;

- молоді спеціалісти;

- вагітні жінки, чи жінки, які працюють менше ніж один рік після виходу на роботу з відпустки по вагітності і пологах чи догляду за дитиною;

- особи, прийняті на роботу на визначений термін.

Особи, призначені на посаду на визначений термін, та вагітні жінки можуть проходити атестацію за власним бажанням.

3) У період між атестаціями проводиться щорічна оцінка виконання посадовими особами місцевого самоврядування покладених на них завдань та обов’язків у порядку, визначеному міським головою з урахуванням цього положення. Така оцінка проводиться безпосередньо міським головою.

Організація та проведення атестації

4) Для організації та проведення атестації за розпорядженням міського голови утворюється атестаційна комісія у складі голови комісії, секретаря та членів комісії. Головою атестаційної комісії призначається секретар міської ради.

5) До складу комісії включаються заступники міського голови, керуючий справами виконкому міської ради. Голова атестаційної комісії може залучати до роботи в комісії незалежних експертів.

6) Кількісний та персональний склад комісії, термін і графік проведення атестації затверджуються розпорядженням міського голови, доводяться до відома посадових осіб, які атестуються, не пізніше ніж за місяць до проведення атестації.

7) Атестаційна комісія працює гласно. Посадова особа має право попередньо ознайомитися з матеріалами її атестації та брати участь у засіданні комісії, на якому розглядається питання про її атестування.

8) Комісія повинна забезпечувати об’єктивний розгляд і професійну оцінку діяльності посадової особи, яка атестується, зокрема щодо виконання покладених на неї службових обов’язків, а також принциповий підхід у підготовці рекомендацій для подальшого використання її досвіду і знань у роботі органу місцевого самоврядування.

9) На кожну посадову особу, яка підлягає атестації, складається службова характеристика за зразком, що підписується міським головою і подається до комісії не пізніше ніж за тиждень до проведення атестації.

Службова характеристика повинна містити аналіз виконання посадовою особою службових обов’язків; відомості про обсяг, якість, своєчасність і самостійність виконання роботи, ділові якості (ініціативність, відповідальність), стосунки з колегами, інформацію про підготовку, перепідготовку, підвищення кваліфікації тощо.

Посадова особа ознайомлюється із службовою характеристикою до атестації.

У разі незгоди з відомостями, викладеними у службовій характеристиці, посадова особа може подати до комісії відповідну заяву, обґрунтування, додаткові відомості щодо своєї службової діяльності.

10) Під час кожної атестації до комісії подаються щорічні оцінки виконання посадовою особою покладених на неї завдань та обов’язків за період, що минув після попередньої атестації, а також атестаційний лист попередньої атестації.

11) На засідання комісії запрошуються посадова особа, яка атестується. Якщо посадова особа не з’явилася на засідання комісії без поважних причин, комісія має право провести атестацію за її відсутності.

12) Проводити атестацію рекомендується у спеціально підготовленому для засідань атестаційної комісії приміщенні. Забороняється переносити встановлений час проведення засідань без погодження з міським головою. Члени атестаційної комісії проходять атестацію в першу чергу. При цьому вони не беруть участі в голосуванні. На період голосування член комісії, який атестується, залишає приміщення. Якщо член комісії буде визнаний таким, що не відповідає займаній посаді, розпорядженням міського голови він виводиться із складу комісії або може бути замінений .

13) Атестація, а також співбесіда перед атестацією мають проходити в умовах доброзичливості, неупередженості, з виключенням проявів суб’єктивізму.

 

Рішення атестаційної комісії

14) За результатами атестації атестаційна комісія робить один з таких висновків:

- про відповідність займаній посаді;

- про відповідність займаній посаді за певних умов (здобуття освіти, проходження стажування, набуття відповідних навичок, підвищення кваліфікації тощо);

- про невідповідність займаній посаді.

15) Результати атестації мають рекомендаційний характер.

Відповідно до висновку атестаційна комісія пропонує міському голові:

- визнати посадову особу атестованою;

- призначити протягом року повторне атестування (за згодою посадової особи);

- зарахувати посадову особу до кадрового резерву або призначити її на вищу посаду;

- перевести посадову особу на іншу посаду, що відповідає її кваліфікації, або звільнити її з займаної посади.

Кожна рекомендація повинна мати відповідне обґрунтування.

16) Наприклад, комісія може рекомендувати: удосконалити навички використання комп’ютерної техніки та інформаційних технологій, підвищити кваліфікацію з метою забезпечення якісного виконання посадових обов’язків певного фахового напряму тощо. У разі відмови посадової особи виконувати дані йому рекомендації комісія приймає рішення про його невідповідність займаній посаді.

17) Засідання комісії вважається правомочним, якщо на ньому присутні не менш як 3/4 її складу. Рішення комісії приймається стосовно кожної посадової особи, яка атестується, простою більшістю голосів членів комісії. У разі однакової кількості голосів членів комісії приймається рішення на користь посадової особи. Голосування проводиться у відсутності особи, яка атестується.

18) Голова атестаційної комісії про результати кожного засідання повідомляє міського голову.

19) За результатами атестації міський голова видає відповідне розпорядження.

Результати атестації та вирішення спірних питань

20) Результати атестації заносяться до протоколу засідання комісії та атестаційного листа, складеного за зразком. Протокол та атестаційний лист підписуються головою та членами комісії, які брали участь у голосуванні. Результати атестації повідомляються посадовій особі, яка атестувалася, та керівникові виконавчого органу, в якому вона працює, одразу після проведення атестації. Посадова особа ознайомлюється із змістом атестаційного листа під розпис.

21) Якщо атестація проводилась за відсутності працівника, рішення та рекомендації комісії доводяться до його відома. У разі відмови від підпису складається відповідний акт.

22) Результати атестації та щорічної оцінки виконання посадовими особами покладених на них завдань і обов’язків заносяться до особової справи посадової особи. Вони розглядаються під час вирішення питань просування по службі, присвоєння чергового рангу, встановлення передбачених законодавством надбавок або зміни їх розміру, у разі порушення в установленому порядку клопотання щодо продовження терміну перебування на службі в органах місцевого самоврядування, а також інших питань проходження служби.

23) Після завершення атестації її результати узагальнюються та аналізуються керуючим справами виконкому. Остаточне рішення за наслідками атестації приймає міський голова і видає відповідне розпорядження, в якому визначаються заходи щодо поліпшення роботи з кадрами на відповідний період. У додатках до розпорядження зазначаються всі посадові особи, що пройшли атестацію з відповідним рішенням щодо них:

- про визнання такими, що відповідають займаній посаді, у тому числі щодо тих працівників, які зараховуються до кадрового резерву, кому дозволяється пройти стажування на відповідній посаді, встановлюються надбавки або змінюється їх розмір;

- про визнання такими, що відповідають займаній посаді за певних умов і порядку їх виконання;

- про невідповідність займаній посаді з визначенням осіб, які переводяться за їх згодою на іншу посаду, а також тих, кого буде звільнено з посади.

24) Рішення про переведення посадової особи за її згодою на іншу посаду або про звільнення з посади приймається міським головою у двомісячний термін з дня атестації. Прийняття такого рішення після закінчення зазначеного терміну не допускається. Час хвороби посадової особи, а також перебування її у відпустці до цього терміну не включається.

25) Посадова особа, визнана за результатами атестації такою, що не відповідає займаній посаді, звільняється з роботи відповідно до пункту 2 статті 40 Кодексу законів про працю України.

26) Спори, що виникають у зв’язку з проведенням атестації, вирішуються відповідно до законодавства про порядок вирішення індивідуальних трудових спорів.

27) Рішення комісії може бути оскаржене посадовою особою в установленому законодавством порядку протягом 10 днів з дня його прийняття без урахування терміну тимчасової непрацездатності.

28) Перевибори міського голови не можуть бути підставою для проведення позачергової атестації посадових осіб місцевого самоврядування.

 

24. Порядок складання та затвердження посадових інструкцій посадових осіб та службовців та інших працівників виконавчого органу  міської ради

1) На кожну посаду, відповідно до штатного розпису, в місячний термін після затвердження міською радою структури і чисельності виконавчого органу, розробляється посадова інструкція. Посадова інструкція є документом, який

визначає підпорядкованість посадової особи місцевого самоврядування (посадової особи) органів місцевого самоврядування, його конкретні завдання та обов’язки, права та відповідальність.

Посадові інструкції розробляються на посади спеціалістів, що передбачені штатним розкладом відповідного органу.

Посадові обов’язки заступників міського голови та керуючого справами визначаються розподілом обов’язків, який затверджується розпорядженням міського голови.

2) Посадові інструкції можуть переглядатися в разі необхідності у зв’язку зі змінами структури, штатного розпису, функцій виконавчого органу  міської ради.

3) У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади, прізвище, ім’я та по батькові посадової особи виконавчого органу місцевого самоврядування.

 

Посадові інструкції складаються з шести розділів:

- загальна частина;

- завдання та обов’язки;

- повинен знати;

- має право;

- кваліфікаційні вимоги;

- відповідальність.

4) Розділ посадової інструкції «Завдання, обов’язки та повноваження» визначає основну мету діяльності посадової особи та характеризує зміст діяльності посадової особи виконавчого органу місцевого самоврядування.

У ньому зазначається:

- відносно самостійна ділянка роботи, вона може визначатися або тематично, або шляхом виділення групи питань з певних напрямків, або закріплення за працівником переліку об’єктів або, як перелік відносно самостійних питань;

- перелік видів робіт, з яких складаються функції посадової особи виконавчого органу місцевого самоврядування, визначені за організаційно-юридичними ознаками (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь тощо).

5) У розділі «Має право» визначаються засоби, за допомогою яких посадова особа виконавчого органу  місцевого самоврядування має забезпечувати у процесі своєї діяльності виконання покладених на неї завдань та обов’язків.

6) У розділі «Повинен знати» зазначається перелік основних законодавчих актів, інших документів, які працівник повинен вміти застосувати під час виконання посадових обов’язків.

7) У розділі «Кваліфікаційні вимоги» визначаються кваліфікаційні вимоги до посадової особи виконавчого органу місцевого самоврядування, рівень освітньої підготовки та кваліфікації, спеціальність, необхідний стаж роботи за спеціальністю, відповідний стаж служби в органах місцевого самоврядування, інші вимоги.

8) У розділі «Відповідальність» визначаються показники оцінки роботи посадової особи та межі її персональної відповідальності. Показниками оцінки роботи є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків, етика поведінки та дотримання обмежень, пов’язаних з прийняттям на службу у виконавчі органи місцевого самоврядування та її проходженням.

9) Кожна посадова особа ознайомлюється з посадовою інструкцією під особистий розпис.

10) Затверджені посадові інструкції зберігаються у керуючого справами виконкому міської ради.

25. Порядок матеріального стимулювання працівників виконавчого органу міської ради

З метою додаткового стимулювання працівників виконавчого органу міської ради за неухильне виконання покладених на них обов’язків, поліпшення якості роботи, виконавської дисципліни, проявлену творчу активність та ініціативу, спрямованих на створення у колективі високої відповідальності, підвищення результативності роботи та відповідно до Законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування» та постанов Кабінету Міністрів України щодо структури та умов оплати праці працівників органів місцевого самоврядування розроблено порядок про преміювання.

1) Працівники виконавчого органу  міської ради преміюються за сумлінне, своєчасне і якісне виконання службових обов’язків, завдань та доручень, суворе дотримання трудової виконавської дисципліни, а також до державних і професійних свят та ювілейних дат в межах фонду преміювання.

2) Преміювання працівників проводиться за місяць, що передує поточному місяцю.

3) При визначенні конкретних розмірів премії, працівникам виконавчого органу  міської ради враховується фактично відпрацьований час у кожному місяці. При цьому виключаються дні відсутності на роботі в зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, щорічною відпусткою і відпусткою без збереження заробітної плати та інше.

4) За розпорядженням міського голови посадовим особам може зменшуватись розмір премії у разі:

а) неякісного виконання службових обов’язків, порушення вимог регламенту виконавчого органу  міської ради;

б) несвоєчасного розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян (за кожен випадок);

в) несвоєчасного реагування на запити і звернення народних депутатів України, депутатів обласної, районної та міської рад, невиконання в строк доручень міського голови, заступників міського голови, секретаря міської ради, керуючого справами, листів підприємств та організацій;

г) наявності порушень трудової дисципліни, за які накладено стягнення і не знято їх у встановленому порядку – 100 відсотків.

5) Пропозиції про преміювання подаються міському голові керуючим справами виконкому за погодженням із заступниками міського голови.

6) Рішення про виплату премії посадовим особам приймається міським головою та оформляється розпорядженням. Підготовку матеріалів здійснює керуючий справами виконкому міської ради.

7) Матеріальна допомога для оздоровлення надається працівникам виконавчого органу міської ради один раз на рік у розмірі середньомісячної заробітної плати в період щорічної відпустки.

8) За заявою працівника у випадках складного матеріального становища, погіршення стану здоров’я, довготривалої втрати працездатності тощо матеріальна допомога може видаватися для вирішення соціально-побутових питань у розмірі, що не перевищує середньомісячної заробітної плати працівника.

9) Матеріальна допомога виплачується працівникам виконавчого органу  міської ради на підставі розпорядження міського голови.

26. Порядок оформлення відряджень та надання відпусток

1) Направлення у відрядження здійснює міський голова згідно з розпорядженням. В проекті розпорядження міського голови зазначається пункт призначення, найменування організації, до якої відряджається посадова особа, термін і цілі відрядження.

2) Підставою для відрядження є запрошення, виклик органів виконавчої влади, документи, що засвідчують у відрядженої особи в переговорах, конференціях, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю установи, яка відряджає працівника.

3) Після повернення з відрядження посадові особи звітують перед своїми безпосередніми керівниками про виконання завдання в письмовій або усній формі.

4) Надання щорічних та додаткових відпусток здійснюється на відповідно до КЗпП України, Законів України «Про відпустки», «Про службу в органах місцевого самоврядування».

5) Щорічно до 10 січня керуючий справами виконкому міської ради складає графік щорічних та додаткових відпусток працівників на наступний рік. Відпустки плануються пропорційно на весь рік. Порушення затверджених графіків відпусток дозволяється, як виняток, і тільки з поважних причин.

6) Чергові й додаткові відпустки заступникам міського голови, секретарю міськради, керуючому справами виконкому надаються за їх заявами розпорядженням міського голови.

Чергові та додаткові відпустки працівникам виконавчого органу  міської ради надаються за розпорядженням міського голови за їх заявою, погодженою заступниками міського голови, керуючим справами виконкому, керівником виконавчого органу, відповідно до графіка відпусток.

7) Контроль за дотриманням графіка відпусток та оформленням документів, пов’язаних з відпустками, здійснює керуючий справами виконкому.

8)Заява про надання відпустки подається до міського голови не пізніше, як за два тижні до початку відпустки.

27. Порядок розгляду звернень громадян

1) Органiзацiя роботи з розгляду звернень громадян в міській раді здійснюється відповідно до Конституції України, Законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про звернення громадян», Указу Президента України від 7 лютого 2008р. №109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», інструкції, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України «З діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади i місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації».

2) Письмові звернення громадян, що надходять до виконкому, приймаються спеціалістом апарату міської ради. Того ж дня вони реєструються, попередньо розглядаються та передаються на розгляд міському голові.

3) Звернення громадян розглядають міський голова, його заступники та керуючий справами, даючи доручення відповідним службам міської ради і посадовим особам вивчити, перевірити й, по необхідності та можливості, вирішити порушені в зверненнях питання.

4) Організовує і контролює проходження та розгляд звернень громадян спеціаліст апарату міської ради.

5) Особистий прийом громадян ведуть міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови та керуючий справами виконавчого комітету міської ради, згідно з графіком, який затверджується міським головою. Усні звернення громадян реєструються і розглядаються в тому ж порядку, що й письмові.

6) Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, — невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання. В необхідних випадках міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови та керуючий справами виконкому можуть своєю резолюцією скорочувати або продовжувати терміни розгляду звернень. У таких випадках заявникові дається проміжна відповідь, де вказується остаточний термін розгляду порушеного в зверненні питання.

Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

7) У роботі з письмовими та усними зверненнями громадян посадові особи органу місцевого самоврядування забезпечують кваліфікований, неупереджений, об’єктивний і своєчасний розгляд звернень громадян, з метою оперативного розв’язання порушених у них питань, задоволення законних вимог заявників, реального поновлення порушених конституційних прав та запобігання надалі таким порушенням.

8) Розглянуті звернення з усіма матеріалами розгляду надсилаються до справи згідно з резолюціями.

9) Відповіді про результати розгляду звернень громадян, взяті на контроль у органах державної влади, готуються й візуються виконавцями і підписуються міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови та керуючим справами виконкому.

10) Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються повторні звернення від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

11) Діловодство щодо звернень громадян ведеться в порядку, який встановлюється чинним законодавством.

12) Спеціаліст апарату міської ради:

а) здійснює контроль за виконанням службами міської ради, спеціалістами апарату міської ради доручень міського голови, секретаря ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому з розгляду та вирішення письмових і усних звернень громадян, наданням відповіді громадянам, органам державної влади та засобам масової інформації;

б) узагальнює статистичні дані з розгляду письмових та усних звернень громадян за кожен місяць, квартал, півріччя, рік;

в) систематично інформує керуючого справами про хід розгляду звернень громадян;

г) аналізує характер звернень громадян, вивчає причини повторних звернень до вищих органів влади, вносить пропозиції щодо їх усунення;

д) перевіряє стан роботи із зверненнями громадян, організацію їх особистого прийому, ведення діловодства щодо звернень громадян у комунальних підприємствах; надає з цих питань відповідну методичну допомогу

28. Формування справ у діловодстві виконавчого органу міської ради, тимчасове зберігання архівних документів та їх використання

1) Загальні правила документування управлінської діяльності виконавчого органу міської ради встановлені інструкцією з діловодства в органах місцевого самоврядування. Її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою комп’ютерів.

2) Конкретний комплекс документів, які створюються у виконавчому органі міської ради визначається номенклатурою справ — систематизованим переліком назв справ, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

3) Номенклатура справ є обов’язковим документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку, відбору документів для державного зберігання у процесі діловодства.

4) Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний відділ зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою.

Збереження справ забезпечується посадовими особами, відповідальними за діловодство.

5) Для документів постійного зберігання виконавчого органу міської ради встановлюється граничний термін тимчасового зберігання у виконкомі — 5 років. Після закінчення терміну тимчасового зберігання документи передаються на постійне зберігання до архівного відділу за описами та актами прийому-передачі справ встановленого зразка.

6) Згідно зі ст. 31 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» у разі ліквідації або реорганізації виконавчого органу  міської ради документи, що нагромадилися за час їх діяльності, передаються ліквідаційною комісією (ліквідатором) правонаступникам, із збереженням відповідної форми власності на зазначені документи, а у випадках відсутності правонаступників – архівному відділу.

29. Режим роботи виконавчого органу міської ради

1) Виконавчий орган міської ради працює щоденно з 8.00 до 17.00 год.

З перервою на обід з 12.00 до 13.00 години. Вихідні дні — субота і неділя.

2) Облік робочого часу працівників апарату виконкому здійснюється керуючий справами.

3) У вихідні та святкові дні в приймальні  міської ради забезпечується чергування з 8.00 до 14.00 год.

4) Відповідальний черговий в день чергування повинен:

у разі виникнення надзвичайної або аварійної ситуації, негайно повідомляти міського голову, заступника міського голови та в подальшому діє за погодженими з ними заходами.

30. Матеріально-технічне забезпечення

1) Матеріально-технічне забезпечення діяльності апарату виконкому проводиться централізованою бухгалтерією міської ради.

2) Майно, що знаходиться в робочих кімнатах, закріплюється за працівниками, які в них працюють. Працівники апарату виконкому несуть відповідальність за збереження і правильність користування закріпленим майном.

3) Паління в приміщеннях виконавчого органу міської ради забороняється.

 

 

Керуючий справами

виконкому міської ради                      А.ЩЕРБАК